El próximo 7 de abril comienza la campaña de la declaración de IRPF y los autónomos tendrán que presentar sus ingresos y gastos de 2020. Los expertos de la asesoría Declarando dan algunas claves para optimizar al máximo las deducciones.
Aunque los gastos deducibles no han cambiado últimamente de forma sustancial, los expertos insisten en la importancia de conocer a fondo qué se puede incluir y qué no, ya que «nos hemos encontrado con casos de autónomos que, después de varios años trabajando por cuenta propia y presentado la RENTA, todavía no sabían que la cuota es deducible en la declaración de IRPF», aseguraron los expertos de Declarando.
Por ello, es importante recordar algunas claves para ahorrar, que en realidad consisten básicamente en conocer a fondo qué gastos son deducibles, y en qué proporción.
Deducir todos los gastos que puedan ser deducibles. Por ejemplo, la gente que trabaja desde casa no suele deducir ni un euro en gastos de suministros porque parece poco, pero sumándolo todo no lo es.
Deducir esos gastos en el porcentaje que le corresponde. Hay gastos que no se pueden deducir el 100% o que tienen unas cantidades límites, como es el caso de las dietas.
No deducir gastos que no puedes deducir. No puedes incluir como gasto la lista de la compra o la nueva televisión del salón.
Los gastos más comunes para los autónomos
Cada caso es un mundo y la lista de gastos deducibles puede cambiar de un autónomo a otro, dependiendo de su actividad. Pero éstos son los gastos del autónomo más comunes que se pueden deducir en la declaración de la renta, según la asesoría Declarando.
Infografía con los gastos deducibles más comunes en la declaración de la renta de los autónomos
Gastos con los que se debe tener especial cuidado
Algunos de los gastos mencionados -y que son precisamente algunos de los más habituales-, tienen ciertas restricciones o limitaciones que es importante conocer.
Gastos relacionados con dietas
Por ejemplo, desde el 1 de enero de 2018, el autónomo que quiera deducirse los gastos por dietas (lo que comes y bebes fuera de casa mientras trabajas) tiene que cumplir tres requisitos:
Tener factura (no ticket) del gasto y haber pagado con tarjeta u otro medio electrónico
Que el gasto se haya hecho en un establecimiento dedicado a la hostelería (hotel, restaurante, bar)
Qué no supere los 26,67€ diarios por persona. Esto es así cuando estás en tu ciudad. En el extranjero, el límite para los gastos en dietas es de 48,08€ diarios. En el caso de que sea una comida con clientes, no se aplica esa norma, pero tiene el límite de que no sobrepase el 1 % de tu facturación.
En principio, cumpliendo con estos requisitos no habrá ningún problema, pero si la cantidad estuviera muy por encima del rango normal, Hacienda podría revisar la declaración. Por ejemplo, se entiende que una persona no se va a gastar en su menú diario 200€.
“Si tienes dudas, hay una clave muy simple para no equivocarse a la hora de deducir gastos como las dietas: aplicar el sentido común”, explican desde Declarando.
Gastos relacionados con el vehículo
Hacienda considera que pueden deducirse la totalidad de los gastos relacionados con un vehículo (combustible, reparaciones, seguro, etc.) pero sólo en determinadas actividades. Éstas son:
Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías.
Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación.
Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación.
Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.
En las demás actividades el gasto sólo es deducible del IVA (no del IRPF) y un determinado porcentaje. Aún así, Hacienda puede exigir una justificación de que el gasto está afecto a la actividad.
Gastos relacionados con suministros
Los autónomos que trabajan desde casa pueden deducirse una parte de los gastos de agua, luz y electricidad, pero no el 100%. El porcentaje deducible va en función de cuánto ocupe el espacio de trabajo en relación a la vivienda, tal y como se lo comunicara el autónomo a Hacienda en el momento del alta.
Por ejemplo, si la casa tiene 100 metros cuadrados y se trabaja desde el salón que tiene 20 metros, el espacio del despacho será del 20%. Así, se podrá incluir en la declaración el 20% de los gastos de suministros como gastos deducibles.
Cabe recordar que los gastos de suministros se deducen al 30% en general, así que sobre este 30% habrá que aplicar el porcentaje que corresponda al espacio de trabajo para saber cuánto se ahorrará al deducir los gastos.
Si estamos hablando de gastos relacionados con el hogar que no sean suministros, como es el caso del IBI y la tasa de basuras, la deducción será directamente del 20%.
La regla para saber si un gasto es deducible
En todo caso, la Ley de IRPF no recoge una lista de los gastos que son deducibles y los que no, y puede haber variaciones según el caso. Pero hay una regla general que siempre se puede aplicar para saber si es posible incluir un gasto o no en la renta.
Un gasto es deducible cuando:
tienes una factura a tu nombre o ticket del gasto
el gasto está reflejado en tu contabilidad y lo presentaste en el trimestre correspondiente
el gasto es necesario y exclusivo para realizar tu actividad
Esta última condición es la que da lugar a más errores, pero se puede aclarar fácilmente con un ejemplo: «imagina que eres consultor de marketing y vas a comprar un traje para acudir a una reunión. En tu opinión, ese gasto es necesario para proyectar una buena imagen. Pero, ¿es un requisito específico para realizar tu actividad? No. ¿Es algo que sólo podrías usar de forma exclusiva para tu trabajo? Tampoco. Conclusión: no es un gasto deducible», explican desde la asesoría Declarando.
Sin embargo, si te dedicas a las reformas, seguramente necesites comprar un mono de trabajo o unas botas especiales. Esos gastos son admisibles, porque son necesarios y exclusivos para el desarrollo de tu actividad, se mire como se mire.
En todo caso, ante la duda, lo mejor siempre es consultar con los expertos. “Deducir correctamente los gastos puede hacerte ahorrar hasta 5.000 € al año, por eso en Declarando tenemos un asistente automatizado que resuelve tus dudas sobre los gastos aplicables a tu actividad 24/7 y te recuerda los gastos más importantes, para que siempre sepas qué puedes deducir, cómo hacerlo correctamente, y que no te dejes ni un solo gasto atrás”, concluyen desde la gestoría online.